La matrice segnaletica
Nel gennaio 2023 molti Iscritti hanno ricevuto una PEC nella quale l’Organismo degli Agenti e Mediatori (OAM) richiedeva informazioni allegando una matrice predeterminata (file Excel), un Manuale di istruzioni per la compilazione e una dichiarazione sottoscritta dal legale rappresentante dell’iscritto che attesti la veridicità dei dati comunicati.
L’OAM evidenziava, inoltre, che tali richieste avvenivano nell’ambito dell’attività di vigilanza macroprudenziale e statistica dell’attività di Agenti in attività finanziaria e Mediatori Creditizi ai sensi dell’art. 128-undecies, comma 4, del TUB.
In seguito a ulteriori approfondimenti, l’Organismo ha specificato che le informazioni periodiche acquisite sarebbero state utilizzate al fine di ottimizzare le azioni di vigilanza, stimolare l’implementazione dei presidi di rischio da parte degli Iscritti e avere una conoscenza del mercato di riferimento maggiormente descritto.
Il termine per l’invio della prima matrice, previsto dapprima entro il 28 febbraio 2023, è stato poi rinviato al 31 marzo 2023, con la precisazione che i dati, al momento facoltativi, erano richiesti per una una fase di “Test” rivolta ad un numero limitato di Intermediari del credito. Alla stessa era possibile allegare note, con chiarimenti sui dati inseriti e sui criteri adottati per la compilazione, nonché eventuali osservazioni.
Parallelamente, sul sito dell’OAM, è stata pubblicata la Comunicazione 31/22 determinata a chiarire che il nuovo strumento, finalizzato ad incentivare la qualità e la trasparenza dell’attività degli Intermediari del credito, avrebbe affiancato i controlli documentali e ispettivi già in atto; nella stessa è stata esplicitata la previsione della richiesta agli iscritti “di trasmettere obbligatoriamente, in via periodica, all’Ufficio Vigilanza un flusso di dati che fornisca, in forma aggregata, informazioni concernenti aspetti gestionali e patrimoniali, oltre ad informazioni relative ai presidi di controllo e di trasparenza inerenti all’attività svolta”.
La matrice predisposta prevede una serie di dati, suddivisi per profili tematici articolati nelle seguenti Sezioni:
- Profilo Anagrafico,
- Profilo Economico/Operativo,
iii. Profilo Prudenziale,
- Profilo Informativo e di Trasparenza (quest’ultimo previsto soltanto per i mediatori creditizi),
- Elenco delle sedi territoriali.
Alla comunicazione è stato allegato un ulteriore Manuale di istruzioni per la compilazione, dal quale si apprendeva che “Gli agenti in attività finanziaria ed i mediatori creditizi trasmettono all’Organismo le matrici delle segnalazioni, con periodicità semestrale. Le segnalazioni devono essere trasmesse entro e non oltre il 31 agosto, relativamente ai dati inerenti al periodo di rilevazione compreso tra l’1.1. ed il 30.6, ed entro il 28 febbraio dell’anno successivo, relativamente ai dati inerenti al periodo di rilevazione compreso tra l’1.7 ed il 31.12 di ciascun anno”.
Nonostante la completezza delle istruzioni contenute nel Manuale diversi iscritti, destinatari della PEC per i rilevamenti periodici, hanno riscontrato alcune difficoltà nella compilazione della matrice, comunicate all’Organismo direttamente o per il tramite delle associazioni di rappresentanza.
Tali difficoltà sono state essenzialmente riconducibili all’esposizione dei dati relativi al Profilo Economico/Operativo, per l’identificazione dell’appropriata categoria di alcuni prodotti particolari e/o innovativi presenti sul mercato e la determinazione della competenza temporale degli affari conclusi o ancora in itinere, al Profilo prudenziale, dovute alla non chiara distinzione tra ispezioni sulla rete e attività di audit (soprattutto per gli iscritti per i quali la funzione di Revisione interna non è obbligatoria) e per l’Elenco sedi territoriali, in particolar modo qualora vi siano uffici “autonomi” dei Collaboratori addetti alle vendite.
Inoltre, la discrezionalità prevista per le note relative ai rilievi emersi nelle attività di controllo, nel Profilo prudenziale, non è apparsa operativamente pratica al compilatore (sarebbe preferibile un menù a tendina dal quale scegliere una o più motivazioni).
Nell’attesa che l’OAM, alla luce dell’esperienza conseguita in questa prima fase, stabilisca un format definitivo delle segnalazioni e una appropriata tempistica per l’inoltro della notevole quantità di dati da estrapolare dal gestionale e dalla contabilità (e con l’auspicio che alcuni di essi si possano riportare in formato aggregato e, quindi, meno dettagliati di quanto ad oggi previsto) Ofelia Consulting S.r.l. è a vostra disposizione per un supporto consulenziale e organizzativo al fine di rendere più agevole il processo di raccolta e predisposizione della matrice periodica.
Seguiranno aggiornamenti sulla base delle comunicazioni e segnalazioni che l’OAM invierà agli Iscritti.
