Con comunicazione n. 30/22 del 2 agosto l’OAM torna sul tema del controllo sulle reti di vendita già affrontato con delibera del Comitato del 24 giugno 2021 in sede di revisione delle Linee Guida.
In quella sede l’Organismo aveva fornito precise indicazioni sottolineando che, in applicazione dell’art. 128 – novies TUB, i Mediatori Creditizi dovevano garantire che i propri dipendenti e collaboratori a contatto con il pubblico rispettassero la disciplina di settore anche attraverso l’adozione di idonee procedure che prevedessero regole di controllo ex ante e monitoraggio ex post nei confronti di tali soggetti e precisando che i controlli di II livello dovevano essere attuati anche nei loro confronti.
A tal fine le società di mediazione dovevano provvedere :
– a definire rigorose procedure di selezione dei dipendenti e collaboratori a contatto con il pubblico, che tenessero conto anche di eventuali elementi di anomalia e/o di criticità, acquisendo e conservando la documentazione relativa ai requisiti posseduti e al loro mantenimento;
– ad assicurare che dipendenti e collaboratori a contatto con il pubblico fossero adeguatamente informati sulla normativa, con particolare riferimento a trasparenza e correttezza nei rapporti con la clientela, oltre ad osservare con regolarità gli obblighi di aggiornamento professionale.
– a definire procedure di verifica della correttezza dell’operato di dipendenti e collaboratori a contatto con il pubblico anche attraverso accessi ispettivi su almeno un quinto degli stessi ogni anno e indagini sul grado di soddisfazione della clientela.
– a identificare le misure attivabili in caso di anomalie e di non corretto svolgimento delle attività da parte degli stessi.
Inoltre, al fine di garantire il controllo da parte dell’Organismo è stata suggerita l’adozione di apposite clausole da inserire nei contratti che regolano i rapporti con dipendenti e collaboratori a contatto con il pubblico al fine di garantire che questi ultimi mettessero tempestivamente a disposizione della Vigilanza i documenti e le informazioni richieste.
Con la comunicazione 30/22 l’Organismo riprende l’argomento rammentando che l’art. 128-novies pone a carico, sia degli Agenti sia dei Mediatori, l’obbligo di effettuare un controllo sulla rete distributiva ( a prescindere dal fatto che i primi non abbiano l’obbligo di adozione di sistemi di controllo interno).
Gli iscritti devono assicurare un presidio e un monitoraggio permanente sulla rete, anche attraverso l’adozione di procedure interne che disciplinino le modalità di effettiva verifica e pianifichino gli interventi.
Tali procedure devono prevedere la redazione di relazioni sulle attività svolte e la loro conservazione insieme a tutta la documentazione relativa ai requisiti dei singoli soggetti che compongono la rete al fine di poterla mettere a disposizione dell’OAM in sede di verifica ispettiva.
All: comunicazione 30/22
