Gli iscritti negli Elenchi tenuti dall’OAM devono comunicare ogni variazione dei dati precedentemente forniti all’Organismo, come previsto dal D.lgs 141/2010, art. 23, comma 6. 

Le modalità per l’espletamento di tali formalità sono contenute in apposite Guide pubblicate nel sito OAM alla pagina “INFO POINT”, nella sezione “GUIDE E INFORMAZIONI UTILI”.

Le istanze (richiesta di iscrizione, variazione o cancellazione) presentate all’Organismo devono essere firmate digitalmente dall’utente nel formato accettato dell’Organismo (CAdES .p7m; PAdES BES; XAdES BES). La guida completa per la corretta sottoscrizione e l’invio la potete trovare in INFO POINT / GUIDE E INFORMAZIONI UTILI / AGGIORNAMENTO DATI INTERMEDIARI.

Vediamo ora quali sono i dati che, obbligatoriamente, devono essere comunicati e aggiornati dagli Iscritti.

VARIAZIONE DEI DATI DI ISCRIZIONE

Al momento dell’iscrizione negli Elenchi i richiedenti forniscono all’Organismo i dati rappresentativi dei requisiti richiesti dalla normativa ed in particolare dal D.lgs. 141/2010. Tali dati devono obbligatoriamente essere mantenuti aggiornati ed ogni variazione celermente inserita.

Il servizio “Variazione” presente nel sito dell’Organismo (Area iscritti)   è suddiviso in “Sezioni” (in relazione alla tipologia di iscritto ed ai dati dei quali comunicare la modifica). L’obbligo di aggiornamento dei dati di iscrizione deve essere espletato entro 10 giorni dell’intervenuta modifica.

Le sezioni da mantenere aggiornate sono: 

• dati anagrafici,
• luogo di conservazione della documentazione,
• amministrazione, direzione e controllo (solo per persone giuridiche),
• mandati e prodotti (no per Mediatori Creditizi),
• nuovi dipendenti/collaboratori / cessazione dipendenti/collaboratori; (con Comunicazione  n. 40/2025 l’Organismo ha tenuto a precisare che in sede di ricezione della comunicazione del nominativo di un nuovo dipendente o collaboratore non procederà all’accoglimento della stessa se il medesimo risulta presente all’interno dell’elenco dei collaboratori di altro iscritto); pertanto si suggerisce una verifica preventiva,
• polizza assicurativa (no per Agenti Attività Finanziaria Sezione speciale IP),
• tassa di concessione governativa (solo per iscritti non operativi)

Per comunicare la variazione dei dati, è necessario utilizzare esclusivamente l’apposito servizio, disponibile nell’Area iscritti.

Per comunicare correttamente la variazione dei dati è necessario: 

1. accedere alla specifica sezione dei dati da variare, cliccando sul relativo pulsante,
2. compilare l’apposito modulo,
3. salvare il modulo compilato sul proprio Pc,
4. sottoscrivere il modulo esclusivamente con firma digitale,
5. inoltrare all’OAM il modulo firmato digitalmente tramite l’apposito servizio “Invia istanza”.

Il positivo accoglimento dell’istanza sarà successivamente comunicato all’iscritto via PEC dall’Organismo. Anche in questo caso la Guida completa per effettuare una corretta compilazione e invio della variazione, che alleghiamo, è pubblicata sul sito dell’Organismo nella sezione INFO POINT / GUIDE E INFORMAZIONI UTILI / VARIAZIONE.

VERIFICA AGGIORNAMENTO DATI

L’Organismo, prima di entrare nell’Area Iscritti chiede di verificare che i dati precedentemente comunicati siano aggiornati attraverso il servizio di GUIDA ALLA CONFERMA DEI DATI IN AREA PRIVATA. Se uno o più dati non risultano corretti e/o aggiornati si deve procedere alla correzione cliccando sul tasto “Variazione” relativo alla sezione selezionata (esempio: “VARIAZIONE DATI ANAGRAFICI”) secondo quanto illustrato al punto precedente.

Attenzione: sarà possibile accedere ai servizi in area privata solo al termine della conferma dei dati. La verifica dei dati deve essere fatta per ogni sezione; a tal fine l’Organismo ha predisposto un’apposita Guida che potrete trovare nella sezione INFO POINT / GUIDE E INFORMAZIONI UTILI / AREA PRIVATA OAM / VERIFICA DATI UTENTE IN AREA PRIVATA.

PEC

 Ai sensi dell’art.18 del D.lgs 141/2010 gli iscritti devono essere in possesso di una PEC – Casella di Posta Elettronica Certificata (requisito tecnico-informatico); la medesima deve essere attiva (non scaduta) e non satura onde evitare la mancata consegna. Gli iscritti negli Elenchi/Registri dell’OAM sono tenuti, inoltre, a comunicare tempestivamente all’Organismo l’eventuale variazione dell’indirizzo PEC.

Per effettuare tale modifica occorre accedere alla propria area riservata ed entrare nella sezione INFO POINT / GUIDE E INFORMAZIONI UTILI / AREA PRIVATA OAM / CAMBIO PEC. La conferma della registrazione sarà inviata automaticamente dal sistema alla PEC dell’iscritto.

Attenzione: affinché la modifica dell’indirizzo PEC vada a buon fine, è indispensabile cliccare sul link di conferma indicato nella PEC di conferma ricevuta. Nella Guida al cambio della PEC, sempre sul sito dell’Organismo, troverete le indicazioni per procedere ad un cambio PEC anche senza accedere all’area riservata.

DATI INTERMEDIARI (solo per Agenti in Attività Finanziaria)

Per l’aggiornamento dei dati identificativi degli Intermediari comunicati dagli iscritti negli Elenchi OAM, è presente nella sezione INFO POINT / GUIDE E INFORMAZIONI UTILI / AGGIORNAMENTO DATI INTERMEDIARI la Guida utente. Il servizio, attivo nell’Area iscritti, prevede la verifica dei dati identificativi dell’Intermediario mandante precedentemente comunicati all’Organismo e la conferma, o rettifica, di tali dati. Fino al completamento dell’attività di aggiornamento sono inibiti gli altri servizi in area privata. 

Attenzione: l’attività di aggiornamento riguarda esclusivamente i dati identificativi degli Intermediari (Denominazione e Codice Fiscale) e NON i prodotti conferiti da questi ultimi; eventuali variazioni relative ai “Prodotti ed attività” devono essere comunicate esclusivamente utilizzando il servizio “Variazione” presente in area privata.

IP e IMEL

Gli Agenti che prestano nel territorio della Repubblica italiana servizi di pagamento per conto di Istituti di moneta elettronica (IMEL) o Istituti di pagamento (IP) comunitari comunicano all’Organismo all’avvio dell’operatività, i propri dati aggiornati (dati identificativi dell’Agente IMEL/IP comunitario, dati del punto/i vendita), nonché la conclusione della propria attività. Nel caso di istituzione del Punto di contatto centrale, le comunicazioni devono essere effettuate dal medesimo.

L’OAM con Circolare n. 18/2014 ha definito le modalità e la periodicità di invio delle comunicazioni; i dati devono essere inviati entro i 20 giorni successivi alla scadenza di ogni trimestre di riferimento: gennaio / marzo, aprile / giugno, luglio / settembre, ottobre / dicembre. Le comunicazioni avvengono utilizzando il servizio PEC all’indirizzo agenti.comunitari@pec.organismo-am.it. Le modalità di comunicazione sono contenute nella citata Circolare.